Documentos e contratos
O EvoLearn permite gerar, gerenciar e assinar digitalmente documentos e contratos da escola. Com modelos reutilizaveis e variaveis dinamicas, a secretaria cria contratos personalizados para cada aluno em poucos cliques.
Pre-requisitos
Seção intitulada “Pre-requisitos”- Perfil com permissao de Administrador ou Secretaria
- Aluno e responsavel cadastrados no sistema (veja Alunos)
- Ano letivo ativo para gerar contratos
Modelos de contrato
Seção intitulada “Modelos de contrato”
Modelos de contrato disponiveis
Modelos sao templates reutilizaveis que definem a estrutura e o texto do contrato. Um modelo pode ser usado para gerar contratos para multiplos alunos.
Criar modelo de contrato
Seção intitulada “Criar modelo de contrato”- Acesse Secretaria > Contratos
- Clique em Novo modelo
- Preencha os campos:
- Nome — nome identificador do modelo (ex: “Contrato de Matricula 2025”)
- Descricao — descricao opcional do modelo
- Tipo — selecione o tipo do contrato (veja tabela abaixo)
- Conteudo — escreva o texto do contrato usando variaveis dinamicas
- Configure as assinaturas necessarias:
- Assinatura do responsavel (habilitada por padrao)
- Assinatura do aluno (para maiores de idade)
- Assinatura de testemunha
- Defina os documentos obrigatorios que o responsavel deve apresentar
- Defina o prazo de expiracao (dias para assinar apos a geracao)
- Clique em Salvar
Tipos de contrato
Seção intitulada “Tipos de contrato”| Tipo | Descricao |
|---|---|
| Matricula | Contrato padrao de matricula do aluno |
| Servico | Contrato para servicos avulsos (transporte, alimentacao, etc.) |
| Bolsa de estudos | Contrato com termos de bolsa ou desconto |
| Renovacao | Contrato de renovacao de matricula para o proximo ano |
| Transferencia | Contrato relacionado a transferencia de aluno |
Status do modelo
Seção intitulada “Status do modelo”| Status | Descricao |
|---|---|
| Rascunho | Modelo em desenvolvimento, nao disponivel para uso |
| Ativo | Modelo disponivel para gerar contratos |
| Inativo | Modelo temporariamente desabilitado |
| Arquivado | Versao antiga ou obsoleta do modelo |
Variaveis dinamicas
Seção intitulada “Variaveis dinamicas”As variaveis sao substituidas automaticamente pelos dados reais do aluno ao gerar o contrato. Utilize-as no corpo do modelo entre chaves:
| Variavel | Descricao |
|---|---|
{aluno_nome} |
Nome completo do aluno |
{aluno_cpf} |
CPF do aluno |
{aluno_rg} |
RG do aluno |
{aluno_data_nascimento} |
Data de nascimento do aluno |
{aluno_matricula} |
Numero de matricula do aluno |
{responsavel_nome} |
Nome do responsavel financeiro |
{responsavel_cpf} |
CPF do responsavel |
{responsavel_email} |
E-mail do responsavel |
{responsavel_telefone} |
Telefone do responsavel |
{turma} |
Nome da turma matriculada |
{serie} |
Serie/ano do aluno |
{ano_letivo} |
Ano letivo vigente |
{valor_mensalidade} |
Valor da mensalidade |
{valor_total} |
Valor total do contrato |
{parcelas} |
Numero de parcelas |
{dia_vencimento} |
Dia de vencimento das parcelas |
{data_inicio} |
Data de inicio da vigencia |
{data_fim} |
Data de fim da vigencia |
{escola_nome} |
Nome da escola |
{numero_contrato} |
Numero do contrato (gerado automaticamente) |
Clausulas
Seção intitulada “Clausulas”Alem do texto livre do modelo, voce pode adicionar clausulas modulares e reutilizaveis:
- No modelo de contrato, acesse a secao Clausulas
- Clique em Adicionar clausula
- Preencha: titulo, conteudo, categoria e ordem de exibicao
- Marque se a clausula e obrigatoria
Categorias de clausulas
Seção intitulada “Categorias de clausulas”| Categoria | Uso |
|---|---|
| Geral | Disposicoes gerais do contrato |
| Pagamento | Termos de pagamento, valores, prazos |
| Cancelamento | Condicoes para cancelamento |
| Servicos | Descricao dos servicos prestados |
| Obrigacoes | Obrigacoes das partes |
| Direitos | Direitos das partes |
| Penalidades | Multas e penalidades |
| LGPD | Protecao de dados pessoais |
Gerar contrato para um aluno
Seção intitulada “Gerar contrato para um aluno”- Abra o perfil do aluno (veja Alunos)
- Clique em Gerar contrato
- Selecione o modelo desejado
- Confirme os dados:
- Aluno e responsavel financeiro
- Ano letivo
- Valor total e numero de parcelas
- Dia de vencimento
- Periodo de vigencia (data inicio e data fim)
- Clique em Gerar
- O contrato e gerado com as variaveis preenchidas automaticamente
- O numero do contrato e atribuido no formato
CONT-AAAA-NNNNN
Assinatura digital
Seção intitulada “Assinatura digital”O EvoLearn possui um fluxo completo de assinatura digital com validade juridica (Lei 14.063/2020):
Fluxo de assinatura
Seção intitulada “Fluxo de assinatura”- Apos gerar o contrato, clique em Enviar para assinatura
- O sistema envia um link unico para o e-mail do responsavel
- O responsavel acessa o link, visualiza o contrato e assina digitalmente
- A assinatura registra: data/hora, endereco IP, geolocalizacao e metodo de autenticacao
- Quando todas as assinaturas necessarias forem coletadas, o contrato e ativado automaticamente
Metodos de autenticacao
Seção intitulada “Metodos de autenticacao”O responsavel pode ser autenticado por:
- CPF — validacao do CPF informado
- Codigo OTP por e-mail — codigo enviado por e-mail para confirmacao
- Codigo OTP por SMS — codigo enviado por SMS para confirmacao
Status do contrato
Seção intitulada “Status do contrato”
Lista de contratos gerados
| Status | Descricao |
|---|---|
| Rascunho | Contrato gerado, ainda nao enviado para assinatura |
| Aguardando documentos | Documentos obrigatorios pendentes de envio |
| Aguardando assinaturas | Link de assinatura enviado, aguardando signatarios |
| Parcialmente assinado | Pelo menos uma assinatura coletada, faltam outras |
| Assinado | Todas as assinaturas coletadas |
| Ativo | Contrato em vigor |
| Suspenso | Contrato temporariamente suspenso |
| Cancelado | Contrato cancelado (com motivo registrado) |
| Expirado | Prazo de assinatura expirou sem que fosse assinado |
| Encerrado | Vigencia do contrato terminou |
Documentos do aluno
Seção intitulada “Documentos do aluno”Alem dos contratos, voce pode anexar documentos ao perfil do aluno:
- Abra o perfil do aluno
- Clique em Documentos nas acoes do perfil
- Faca upload dos arquivos necessarios (PDF, PNG, JPG)
- Categorize cada documento (RG, certidao de nascimento, comprovante de residencia, laudo medico, foto 3x4, etc.)
Perguntas frequentes
Seção intitulada “Perguntas frequentes”Como editar um contrato que ja foi assinado? Contratos assinados nao podem ser editados para preservar a integridade juridica. Para fazer alteracoes, crie um aditivo contratual (emenda) que registra a alteracao com referencia ao contrato original.
Quais variaveis posso usar nos modelos? Consulte a tabela de variaveis dinamicas nesta pagina. As variaveis sao substituidas automaticamente com os dados do aluno, responsavel e escola.
O responsavel nao recebeu o link de assinatura. O que fazer? Verifique se o e-mail do responsavel esta correto no cadastro. Voce pode reenviar o link de assinatura pelo painel do contrato. Confira tambem a pasta de spam do destinatario.
E possivel gerar contratos em lote? Sim, voce pode selecionar multiplos alunos e gerar contratos em lote usando o mesmo modelo. Cada contrato sera personalizado com os dados individuais de cada aluno.
Veja tambem
Seção intitulada “Veja tambem”- Alunos — cadastro e gestao de estudantes
- Planos e mensalidades — vincular plano financeiro ao aluno
- Faturas e pagamentos — gerenciar cobrancas geradas pelo contrato
- Pre-cadastro — documentos enviados no pre-cadastro