Despesas e orçamento

Controle as despesas da escola, gerencie fornecedores, acompanhe o orcamento planejado e consulte relatorios financeiros. Este modulo permite registrar todas as saidas de caixa, organizar por categorias e centros de custo, e comparar o realizado com o planejado.

Pre-requisitos

Perfil com permissao de Administrador ou Secretaria
Categorias de despesa cadastradas (o sistema inclui categorias padrao)
Contas bancarias cadastradas (recomendado para controle do fluxo de caixa)

Registrar despesa

Painel financeiro com visao geral de despesas, orcamento e fluxo de caixa

Painel financeiro com controle de despesas

Acesse Financeiro > Despesas
Clique em Nova despesa
Preencha os campos:

Campo	Obrigatorio	Descricao
Descricao	Sim	Descricao detalhada da despesa
Categoria	Sim	Categoria da despesa (veja tabela abaixo)
Centro de custo	Nao	Centro de custo associado
Fornecedor	Nao	Fornecedor responsavel
Valor	Sim	Valor total da despesa
Data de vencimento	Sim	Data de vencimento do pagamento
Forma de pagamento	Nao	Metodo de pagamento utilizado
Conta bancaria	Nao	Conta utilizada para o pagamento
Nota fiscal	Nao	Numero da nota fiscal do fornecedor
Documento	Nao	Upload do comprovante (PDF, imagem)
Observacoes	Nao	Notas adicionais

Clique em Salvar

Categorias de despesa

As despesas sao organizadas por categorias, que podem ser hierarquicas (categorias e subcategorias):

Tipo	Descricao	Exemplos
Fixa	Despesas recorrentes e previsiveis	Aluguel, salarios, seguros
Variavel	Despesas que mudam a cada periodo	Material didatico, manutencao, limpeza
Investimento	Gastos em melhorias e expansao	Equipamentos, reformas, tecnologia
Imposto	Tributos e contribuicoes	ISS, INSS, FGTS, impostos diversos

Gerenciar categorias

Acesse Financeiro > Categorias de despesa
Clique em Nova categoria para criar uma categoria
Informe: nome, codigo, descricao, tipo e categoria pai (para subcategorias)

Status da despesa

Cada despesa passa por um fluxo de aprovacao:

Status	Descricao
Rascunho	Despesa registrada, nao enviada para aprovacao
Pendente de aprovacao	Aguardando aprovacao de um administrador
Aprovada	Despesa aprovada, autorizada para pagamento
Rejeitada	Despesa rejeitada (com motivo)
Agendada	Pagamento agendado para data futura
Paga	Pagamento efetuado e confirmado
Cancelada	Despesa cancelada

Fluxo de aprovacao de despesas

O usuario registra a despesa (status: Rascunho)
Envia para aprovacao (status: Pendente de aprovacao)
O administrador revisa e aprova ou rejeita
Se aprovada, o pagamento pode ser efetuado
Ao pagar, informe a data e a conta bancaria utilizada

Fornecedores

Cadastre fornecedores para associar as despesas:

Acesse Financeiro > Fornecedores
Clique em Novo fornecedor
Preencha:

Campo	Obrigatorio	Descricao
Nome	Sim	Razao social ou nome do fornecedor
Nome fantasia	Nao	Nome comercial
CPF/CNPJ	Sim	Documento de identificacao
E-mail	Nao	E-mail de contato
Telefone	Nao	Telefone de contato
Endereco	Nao	Endereco do fornecedor
Dados bancarios	Nao	Conta para pagamento

Orcamento

O modulo de orcamento permite planejar os gastos por categoria e acompanhar a execucao ao longo do ano:

Criar orcamento

Acesse Financeiro > Orcamento
Clique em Novo orcamento
Preencha: nome, descricao e ano de referencia
Adicione as linhas do orcamento:
- Tipo: receita ou despesa
- Categoria
- Centro de custo (opcional)
- Valor planejado
- Mes de referencia (ou anual)
Envie para aprovacao

Status do orcamento

Status	Descricao
Rascunho	Orcamento em elaboracao
Pendente de aprovacao	Aguardando aprovacao
Aprovado	Orcamento aprovado e vigente
Ativo	Orcamento em execucao
Encerrado	Periodo do orcamento finalizado

Acompanhar execucao

Na tela do orcamento, voce visualiza para cada linha:

Valor planejado — quanto foi orcado
Valor realizado — quanto foi efetivamente gasto
Variacao — diferenca entre planejado e realizado (positiva = economia, negativa = estouro)

Contas bancarias

Cadastre as contas bancarias da escola para organizar o fluxo de caixa:

Acesse Financeiro > Contas
Clique em Nova conta
Preencha:

Campo	Obrigatorio	Descricao
Nome	Sim	Nome identificador da conta
Banco	Sim	Codigo e nome do banco
Agencia	Sim	Numero da agencia
Numero da conta	Sim	Numero da conta corrente
Tipo	Sim	Corrente, poupanca ou conta de pagamento
Titular	Nao	Nome do titular da conta
Chave PIX	Nao	Chave PIX vinculada (CPF, CNPJ, e-mail, telefone ou aleatoria)
Conta principal	Nao	Marque se esta e a conta principal da escola

Relatorios financeiros

O modulo financeiro disponibiliza relatorios para acompanhamento:

Relatorio	Descricao
Fluxo de caixa	Entradas e saidas por periodo, com saldo acumulado
DRE (Demonstrativo de Resultado)	Receitas menos despesas, resultado do periodo
Contas a receber	Faturas pendentes e previsao de recebimento
Contas a pagar	Despesas pendentes e previsao de pagamento
Orcado vs. realizado	Comparativo entre orcamento planejado e execucao real

Perguntas frequentes

Como aprovar uma despesa? Na lista de despesas, localize as despesas com status Pendente de aprovacao. Clique para abrir, revise os detalhes e clique em Aprovar ou Rejeitar (informando o motivo da recusa).

Como visualizar o fluxo de caixa? Acesse Financeiro > Relatorios e selecione Fluxo de caixa. Filtre por periodo e conta bancaria para visualizar todas as entradas (receitas e pagamentos) e saidas (despesas pagas) com o saldo acumulado.

Posso criar subcategorias de despesa? Sim. Ao criar uma categoria, selecione uma categoria pai para criar uma subcategoria. Isso permite organizar despesas de forma hierarquica (ex: “Manutencao” > “Eletrica”, “Manutencao” > “Hidraulica”).

Como cancelar uma despesa ja aprovada? Abra a despesa e clique em Cancelar. Despesas ja pagas precisam ser estornadas antes do cancelamento.

Veja tambem

Planos e mensalidades — receitas dos planos de alunos
Faturas e pagamentos — gerenciar faturas e pagamentos recebidos
Configuracoes da escola — configuracoes gerais do sistema